IL SISTEMA BIBLIOTECARIO TRENTINO: L'ACCESSO AI SERVIZI
Luisa Pedrini

PREMESSA

La situazione del servizio bibliotecario trentino è caratterizzata dalla presenza di un'articolata rete di biblioteche di base comunali (90), di un significativo numero di biblioteche specialistiche e di conservazione appartenenti ad enti pubblici e privati (30) compresa la Biblioteca dell'Università.
Coordinate dalla Provincia autonoma di Trento, queste 120 biblioteche, diverse per tipologia e natura giuridica, si sono unite in un patto di cooperazione dando vita al Sistema bibliotecario trentino.
Aderendo al Sistema ciascuna biblioteca. in base alla propria tipologia, è chiamata ad assolvere precisi compiti e funzioni verso i propri utenti e nei confronti delle altre biblioteche l'obiettivo comune è di garantire al territorio un servizio bibliotecario in grado di fornire una risposta unitaria e alle diverse esigenze di informazione e documentazione.
La consapevolezza della necessità di coordinare i propri interventi al fine di compiere un salto di qualità nei servizi al pubblico nasce nei bibliotecari agli inizi degli anni Ottanta con la realizzazione del Catalogo bibliografico trentino e si è andata rafforzando nel corso degli anni di pari passo all'estensione dell’informatizzazione a tutte le procedure biblioteconomiche. Le concrete possibilità offerte dalle nuove tecnologie hanno convertito alla cooperazione anche i bibliotecari più scettici: gradualmente ma progressivamente il tradizionale isolamento della biblioteca veniva superato!
La stessa Legge istitutiva del CBT, aveva individuato nella cooperazione interbibliotecaria il metodo da adottare per la realizzazione del catalogo unico automatizzato delle biblioteche trentine, e la Provincia autonoma di Trento, cui spetta il compito dell'attuazione della legge, ha inteso dare concreta applicazione alla volontà del Legislatore vincolando gli enti proprietari di biblioteche all'osservanza di nonne e comportamenti volti a favorire la collaborazione e lo scambio per poter usufruire gratuitamente delFinfonnatizza2ione dei loro Servizi.
Lo stesso programma DOBIS/LIBIS è stato scelto perché rispondente all'esigenza di automatizzare in forma integrata un numero consistente di biblioteche sparse sul territorio provinciale, e di garantire agli utenti l’accesso diretto alle informazioni presenti nell’unica banca dati provinciale.

I SERVIZI

Il Catalogo Bibliografico Trentino

Il primo Sevizio diretto al pubblico delle biblioteche è quindi il catalogo collettivo consultabile in linea ed in tempo reale: oggi circa 500.000 informazioni bibliografiche relative a circa 1.200.000 esemplari fisici sono visibili tramite un unico OPAC accessibile da postazioni dedicate al pubblico presenti in ogni biblioteca. Un agile manualetto aiuta l'utente nella consultazione del catalogo.
Interrogando la base dati del CBT si può sapere se una determinata edizione è presente nel Sistema, dove si trova e se è accessibile al prestito o solo alla - consultazione. La domanda può essere indirizzata anche solo ad un determinato sottogruppo di biblioteche (ad esempio, solo alle biblioteche di base di un Sistema locale oppure alle biblioteche specializzate in uno specifico ambito disciplinare) o, infine, limitarsi ad una singola biblioteca.
Informazioni sulle singole biblioteche (Indirizzi, orari e numeri telefonici, caratteristiche del patrimonio e dei servizi, calendario delle iniziative) sono consultabili attraverso la cosiddetta "Bacheca elettronica" aggiornata localmente dalle biblioteche e diffusa come funzione del CBT.
Individuata l’opera di proprio interesse l’utente attiva automaticamente la richiesta di prestito o di consultazione: un messaggio a video gli indicherà dove il testo gli verrà consegnato (al bancone del prestito piuttosto che in una delle sale di consultazione).
Nelle biblioteche maggiori il pubblico può accedere alla banca dati anche con l’assistenza di personale qualificato appositamente dedicato al servizio di informazione bibliografica. Questa opportunità è molto apprezzata da chi devo compiere ricerche particolarmente complesse o da quanti hanno difficoltà di ordine metodologico o psicologico nell'accedere autonomamente al catalogo.
Su richiesta. i dati ottenuti dalla ricerca possono essere stampati su tabulato o scaricati su dischetto in formato testo, per una rielaborazione grafica. o in formato strutturato per l’importazione in una base dati bibliografica. E' prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per definire comportamenti uniformi per fornire questi particolari servizi a pagamento.

L’incremento Coordinato delle raccolte

L'automazione delle procedure di gestione delle acquisizioni ha rappresentato il passo successivo verso un miglior servizio all'utente, non solo perché ha introdotto la possibilità di far sapere in tempo reale se l'opera cercata è in arrivo presso qualche biblioteca ed, eventualmente, di prenotarla, ma soprattutto perché ha fornito, con lo strumento tecnico, anche lo stimolo ad attivare nuovi rapporti fra biblioteche diretti a nazionalizzare e coordinare le scelte relative agli acquisti alla conservazione, allo scarto. Lungi dall’aver realizzato in modo completo e scientifico l'incremento coordinato delle raccolte, alcune biblioteche hanno comunque provato a muovere i primi passi in questa direzione.
Consapevoli che a rispondere alle esigenze informative degli utenti non è chiamata una sola biblioteca ma l’insieme delle biblioteche, alcune istituzioni hanno avviato concreti progetti di collaborazione o di autentico coordinamento.
Cito come esempi l'accordo fra l'Università e l'Istituto regionale di ricerca sociale in base al quale la biblioteca dell'Istituto si fa carico di acquistare e rendere disponibili le opere indicate dai docenti dell'Università che curano i Corsi per il Diploma universitario di servizio sociale e la convenzione fra Università e Comune di Rovereto in cui si prevede che la Biblioteca universitaria acquisti e cataloghi i testi destinati ai Corsi per il Diploma universitario in ingegneria informatica di Rovereto, per poi consegnarli alla locale Biblioteca civica per la consultazione ed il prestito. Sono attualmente allo studio ipotesi di possibili accordi fra l’università ed i Comuni dei principali centri del Trentino affinché quantitativi di testi della Biblioteca universitaria possano essere allocati presso le biblioteche comunali che Garantirebbero un servizio decentrato dell'Università per gli studenti che risiedono nelle valli. Potrebbe essere un piccolo ma significativo contributo alla tanto invocata integrazione dell'Università col territorio. Anche le quattro biblioteche istituzionali delle Giunte regionale e provinciale e dei Consigli regionale e provinciale si sono suddivise gli ambiti di specializzazione coordinandosi negli acquisti.

Tessera unica

Un ulteriore passo ha contribuito in maniera determinante a rendere visibile l'idea di un unica "Biblioteca trentina" intesa come capacità delle biblioteche di fornire una risposta unitaria alle più diversificate domande dell’utente. Mi riferisco all'adozione della "tessera unica" del Sistema bibliotecario trentino che consente all'utente di beneficiare dei servizi offerti da tutte le biblioteche della provincia. La scelta di introdurre un unico documento di riconoscimento valevole su tutto il territorio è stata fatta dalle biblioteche a seguito dell'automazione delle procedure legate alla consultazione interna, al prestito a domicilio ed al prestito interbibliotecario. Il programma d'automazione, intatti consentiva ad ogni biblioteca di mantenere autonoma e distinta la propria "politica del prestito", ma di condividere gli utenti dentro un unico archivio: si trattava semplicemente di mantenere distinti i dati fissi (es.: dati anagrafici) da quelli variabili (es.: tipologie degli utenti, tipologie di prestito)

Prestito Interbibliotecario Provinciale

Il servizio di prestito interbibliotecario è stato avviato nel febbraio del 1992.
La richiesta di prestito viene compilata dal bibliotecario che utilizza una apposita schermata "preconfezionata" in cui sono riportati i dati del documento estratti automaticamente dal CBT. Il messaggio viene poi inoltrato al destinatario tramite la "Posta elettronica " di DOBIS. In qualsiasi momento ambedue le biblioteche possono controllare a video la situazione del prestito.
Una apposita convenzione fra Provincia di Trento e PPTT garantisce la circolazione dei documenti su tutto il territorio provinciale a costi contenuti (media di i.4.000 a libro) ed in tempi che variano da un minimo di un giorno ad un massimo di tre giorni. Attualmente, in via sperimentale, i costi di spedizione sono sostenuti dalla Provincia che garantisce anche il risarcimento in caso di smarrimento (28 libri su 20.000 in quattro anni).
Nei primi 10 mesi dei 1995 hanno circolato 8.200 documenti per una spesa complessiva di circa 32 milioni.
Conclusa la fase sperimentale, il servizio sarà effettuato a pagamento.
L'apprezzamento dimostrato dagli utenti verso questo nuovo servizio ha rappresentato un’ulteriore conferma sulla validità del metodo adottato. Le statistiche sul prestito interbibliotecario hanno inoltre testimoniato che a trarre beneficio dalla cooperazione non erano solo le realtà minori come qualcuno sosteneva, ma anche le grosse istituzioni: nel 1995 a fronte di 580 testi forniti dall'Università alle biblioteche di base periferiche, sono state ben 410 le opere fornite dalle biblioteche di base all’Università.

Prestito Interbibliotecario Nazionale e Internazionale

La Biblioteca dell'Università ha attivato un apposito Ufficio per il prestito interbibliotecario nazionale ed internazionale. Una convenzione fra Provincia ed Università prevede che questo ufficio estenda i propri servizi a tutti ffi utenti del Sistema provinciale. Compito delle singole biblioteche è di informare sulle possibilità offerte dalla Biblioteca universitaria.
Da quando il CBT, grazie al collegamento alla rete universitaria, è visibile in INTERNET anche le richieste di prestito che provengono da realtà extraprovinciali passano attraverso l'ufficio dell'Università che provvede ad inoltrarle alle singole biblioteche.
La Provincia di Trento. a seguito dell'attivazione dei Polo DOBIS in SBN, intende avviare nuovi contatti con L'ICCU , per verificare le condizioni di partecipazione al progetto nazionale.
L'adesione al progetto CALIBRE, finalizzato al collegamento fra utenti DOBIS europei per lo scambio di dati bibliografici e di documenti, aprirà ulteriori prospettive di accesso ai documenti delle biblioteche europee.

Consultazione di Banche Dati

Presso gran parte delle biblioteche specialistiche o di conservazione gli utenti del Sistema possono consultare banche dati in linea o su CD-ROM. Un elenco delle basi dati disponibili viene fatto circolare in tutte le biblioteche che di volta in volta provvedono a dirottare i propri utenti verso la biblioteca più adatta.

Internet

Attualmente sono solo due le biblioteche con INTERNET disponibile al pubblico. Un progetto di collaborazione fra Provincia ed Università, varato proprio in questi giorni fa prevedere una estensione più generalizzata della rete sul territorio provinciale a beneficio anche delle biblioteche.

Conclusione

E' evidente come l'introduzione delle nuove tecnologie abbia rivoluzionato i servizi offerti dalle biblioteche e, nella nostra realtà, abbiano inciso in modo determinante anche nel ridisegnare l’organizzazione complessiva dei servizio bibliotecario provinciale. E' certo che molte scelte sono state compiute più in base a stimoli ed ad entusiasmi che nascevano dalla scoperta delle potenzialità degli strumenti a nostra disposizione, piuttosto che essere frutto di una rigorosa programmazione. Il risultato è che spesso il controllo dei fenomeni è sfuggito di mano o ha assunto un aspetto secondario rispetto alla spinta di passare direttamente alla sperimentazione sul campo.
Oggi ci si rende conto che l’impatto delle nuove tecnologie su una realtà bibliotecaria non sempre sufficientemente pronta ed attrezzata ad accoglierle non è stato sempre indolore. Alla luce dell’esperienza maturata negli ultimi cinque anni si avverte. in particolare, resistenza dì riconsiderare complessivamente riorganizzazione dei servizi allo scopo di individuare nonne di comportamento comuni, di definire meglio le regole del Sistema.
Sono dell'agosto scorso le "Direttive per i regolamenti delle biblioteche comunali delle 9 biblioteche specialistiche e delle biblioteche di conservazione" approvate dalla Provincia in accordo con le Associazioni dei Comuni e in fase di recepimento da parte delle singole Amministrazioni. L'adesione al Sistema e l’accettazione delle sue regole si traduce finalmente in un espresso atto di volontà da parte degli Enti proprietari di biblioteca.