Le modalità di ricerca sono le seguenti:

- "Ricerca semplice", che consente l’accesso a 5 parametri di selezione fondamentali agendo – a seconda dei casi – mediante vocabolari controllati oppure in modalità di ricerca libera
- "Ricerca avanzata", che consente l’accesso a 18 parametri di selezione (corrispondenti a tutti gli elementi costituenti la scheda archivistica) agendo – a seconda dei casi – mediante vocabolari controllati oppure in modalità di ricerca libera.
- "Ricerca libera nei regesti", che consente di effettuare ricerche per parole presenti nel testo dei regesti allegati alle schede inventariali in formato PDF.

Più precisa è la parametrazione della selezione tanto più efficaci e soddisfacenti sono i risultati della ricerca.

Il risultato di ogni ricerca è costituito da un elenco di schede, a ciascuna delle quali è abbinato un documento: selezionando la scheda che interessa è possibile visualizzare i dati archivistici riferiti a quel documento, le immagini in anteprima dello stesso e (qualora disponibile) il regesto.

La visualizzazione a schermo pieno dell’immagine si ottiene cliccando l’anteprima. E’ possibile passare direttamente in modalità di visualizzazione da un’immagine all’altra nell’ambito della stessa scheda inventariale agendo sugli appositi tasti.

Le immagini sono munite di talloncino di copyright e di texture in trasparenza che non può essere eliminata.

Chi avesse necessità di disporre di immagini di qualità superiore (in stampa o su supporto elettronico) può rivolgersi alla Soprintendenza ai beni librari e archivistici o spedire alla redazione del portale una mail, all'indirizzo che trova in alto a destra in ogni pagina.