In premessa pare opportuno richiamare le ragioni che hanno motivato, fin dal 1996, il Servizio beni librari ed archivistici della Provincia autonoma di Trento a muoversi decisamente verso l'informatizzazione degli archivi storici. Sono ragioni già illustrate in altre occasioni e qui riproposte ed aggiornate:

1. Le ragioni di un processo di informatizzazione degli archivi
   1. ragioni generali:
      • non emarginare gli archivi dai processi di innovazione tecnologica;
      • crescere insieme con settori culturali già informatizzati (biblioteche e musei);
      • aumentare le potenzialità della diffusione e dello scambio delle informazioni relative agli archivi storici;
      • consentire un diverso approccio all'informazione archivistica, in particolare per venire incontro alla nuova utenza: studenti delle scuole medie superiori e università, associazioni di storia locale;
      • raccordarsi con i processi d'automazione in atto negli archivi correnti (protocollo informatico).
   2. ragioni istituzionali dell’intervento provinciale:
      • l'approvazione della legge provinciale 14. febbraio 1992 n. 11 "Disposizioni in materia di archivi e istituzione dell'archivio provinciale"
      • la definizione delle competenze provinciali in materia di archivi con la pubblicazione del Dlg. 506 dd. 15 dicembre 1998
      • la necessità di una forte regia nei processi di informatizzazione, senza la quale la proliferazione di software e modalità organizzative e gestionali favoriti dall’informatica distribuita degli anni 90, non è possibile arrivare ad un sistema informativo territoriale degli archivi.

2. Prime tappe del percorso:
   In secondo luogo è opportuno richiamare ed illustrare le tappe del processo sia per rileggerle dal nuovo contesto, sia per verificarne la coerenza rispetto alle ragioni (finalità) sopra esposte
   • primavera del 1996: ricognizione dei processi di automazione in atto nel territorio trentino. La ricognizione mostrò la presenza di applicativi diversi e spesso divergenti, e quindi dimostrò l'urgenza di un intervento di coordinamento.
   • settembre 1996 : settimana di formazione e di confronto sui temi della normalizzazione della descrizione archivistica [standard internazionali ISAD(G) e ISAAR(CPF)] e dell'informatizzazione (progetti e tecnologie).
   • inverno 1996 - primavera 1997: stesura di un progetto generale di informatizzazione delle attività del Servizio beni librari ed archivistici della Provincia autonoma e più in generale del comparto archivi. " Servizio beni librari ed archivistici : linee generali d'automazione, aprile '97, versione 02".

3. Obiettivi del Progetto di sistema informativo territoriale degli archivi :
   Fu allora operato uno sforzo di guardare al comparto archivi a 360 gradi in modo che i passi da fare successivamente venissero collocati in un quadro generale di riferimento:
   • un disegno organico di informatizzazione del comparto archivi : automazione dell'archivio dalla sua genesi (archivio corrente: "protocollo informatico”) alla sua conservazione ai fini storici. Quanto l'esigenza fosse pertinente lo dimostrano gli sviluppi avvenuti e le norme prodotte ,da allora ad oggi, in materia di protocollo e documento informatico.
   • una gestione unitaria e distinta dei diversi stadi della descrizione archivistica relativa agli archivi storici: dal censimento all’inventario definitivo; - l'utilizzo delle descrizioni archivistiche, sia ai fini amministrativo - gestionali (dichiarazione di interesse storico locale, microfilmatura, restauro, gestione della movimentazione delle unità archivistiche negli istituti archivistici ecc.), sia ai fini culturali (produzione di guide, inventari informatici e a stampa); - rispetto delle esigenze specifiche dei soggetti istituzionali diversi per natura giuridica e tipologia documentaria; - l'integrazione con gli universi culturali diversi: beni librari, storico - artistici, toponomastica;