Presentazione del programma Sesamo 2000 in occasione della Tavola rotonda "Siusa - Il sistema dei sistemi", Trento, 10 maggio 2002
Stefania Franzoi - Provincia autonoma di Trento, Servizio Beni librari e archivistici
1. Introduzione
Nel 1996, quando la Provincia di Trento ha avviato il progetto di informatizzazione degli archivi storici, varie ragioni hanno fatto cadere la scelta su Sesamo e non su altri programmi disponibili all'epoca: principalmente la semplicità di utilizzo, la possibilità di impiego per archivi di diversa tipologia, la disponibilità di funzioni appositamente progettate per facilitare il lavoro dell'archivista (ad esempio le opzioni di ordinamento dei record inseriti), la compatibilità con i prodotti Microsoft, la garanzia di assistenza e manutenzione fornita dalla Regione Lombardia e dal Consorzio Archidata.
Nel corso degli anni successivi il Servizio Beni librari e archivistici ha addestrato i propri collaboratori, singoli e cooperative, all'utilizzo di Sesamo negli interventi di ordinamento e inventariazione; ha inoltre promosso la diffusione del programma presso altri istituti trentini, soprattutto archivi storici di Comuni.
Nel 1999-2000 su impulso del gruppo di lavoro degli archivisti trentini per la normalizzazione della descrizione archivistica, con la collaborazione delle ditte Informatica Trentina e Expert Italia, è stata elaborata una personalizzazione della scheda soggetto produttore già esistente in Sesamo (versione 3), che ha dato origine a Sesamo 2000.


Schermata iniziale di Sesamo 2002

2. Caratteristiche della scheda soggetto produttore di Sesamo 2000
  1. Conformità allo standard ISAAR: si è cercato, nei limiti del possibile, di prevedere un campo per ogni elemento ISAAR (cfr. i numeri su sfondo giallo a fianco dei campi, che indicano il codice dell'elemento ISAAR corrispondente). Sono state comunque aggiunte informazioni non presenti in ISAAR (es. Toponimo o località, Ambito di attività, Qualificazione, ...), mentre viceversa nel campo Profilo istituzionale storico sono stati raggruppati vari elementi dell'area delle informazioni ISAAR, sia pure prescrivendone una descrizione distinta (per gli enti: 2.1.3. Date e luoghi di esistenza; 2.1.5. Stato giuridico, 2.1.6. Mandato, funzioni e ambito di attività; 2.1.7. Struttura amministrativa; 2.1.8. Relazioni con altri soggetti; per le persone 2.2.3 Data/e e luogo/ghi di esistenza;; 2.2.6 Professione, ambito di attività; 2.2.8 Relazioni con altri soggetti; per le famiglie: 2.3.3 Data/e e luogo/ghi di esistenza; 2.3.6 Professione, ambito di attività; 2.3.7 Albero genealogico; 2.3.8 Relazioni con altre famiglie, persone o enti)


    La pagina Dati generali

  2. Approfondimento delle correlazioni: rispetto allo standard ISAAR è stata sviluppata l’analisi e la qualificazione delle correlazioni, particolarmente significative nel caso degli enti, più che delle persone o delle famiglie. È da notare che la bozza di revisione dello standard ISAAR, elaborata in via provvisoria dall’ICA sulla base delle osservazioni della comunità archivistica internazionale (comprese le proposte italiane di integrazione e modifica allo standard - vedi il sito del Committee on Descriptive Standards dell’ICA) , prevede addirittura un’intera area per rilevare il tipo di relazione, la descrizione specifica della relazione, il nome dell’entità correlata, le date.


    L'elenco delle correlazioni

    La pagina delle correlazioni comprende vari campi ripetibili
    - correlazione: si seleziona da un elenco predefinito, che contempla i principali rapporti evidenziati dall’analisi storico-istituzionale condotta dal gruppo di lavoro: la terminologia non è forse strettamente giuridico-amministrativa, ma mira a descrivere in modo il più possibile chiaro il tipo di relazione:
    • precede – succede
    • è organo o ufficio di/ha per organo o ufficio
    • gestisce/è gestito da (es. un ente gestore di un ospedale)
    • demanda competenze/riceve competenze (es. un ente che demanda competenze a una commissione)
    • assorbe/è assorbito (es. un Comune soppresso)
    • deriva dall’unione di/si fonde in (es. un nuovo ente nato dalla fusione di due o più enti)
    • si separa da (es. un Comune nuovo nato separandosi da un altro Comune)
    • concorre alla gestione di/alla cui gestione concorre (es. un Comune concorre a gestione ECA)
    • vedi anche (correlazione generica, soprattutto per persone e famiglie)
    - intestazione correlata (da selezionare nell’elenco delle schede soggetto presenti nell’archivio)
    - estremi cronologici della correlazione
  3. Albero istituzionale: sono disponibili due modalità di resa grafica dell’albero istituzionale:
    - completa (con tutte le correlazioni)
    - ridotta (con le correlazioni relative solo ai soggetti elencati, fermandosi al primo livello e non riportando le ulteriori correlazioni di secondo livello)
    È possibile anche visualizzare l’albero di una singola scheda.

  4. Ambito di attività: è stato inserito il campo, con un elenco provvisorio e solo indicativo, certamente modificabile e integrabile, quale primo tentativo di fornire un orientamento al ricercatore che navighi all’interno di una (futura) banca dati dei soggetti produttori.

  5. Collegamento agli archivi prodotti: già previsto nel Sesamo originale, a livello di archivio o di scheda struttura (quindi fino alla sottoserie). Anche in questo caso è opportuno rilevare che, mentre lo standard ISAAR attualmente in vigore non prevede un elemento specifico destinato alla segnalazione degli archivi prodotti dal soggetto descritto (il gruppo trentino ha individuato per questa informazione il campo 2.n.9 Altre informazioni), le citate proposte di revisione a ISAAR riservano un’intera area alla documentazione archivistica correlata (con indicazione del tipo di materiale/descrizione archivistica, del tipo di relazione, delle date, ...).

3. Osservazioni e prospettive
A seguito dei lavori svolti finora, per il momento solo su archivi comunali, con Sesamo 2000 e applicando il manuale–guida per la descrizione dei soggetti produttori sulla base di ISAAR, è possibile proporre qualche prima riflessione. La novità più vistosa indotta dall’adozione di questi criteri è certamente la proliferazione di schede soggetto produttore, dovuta in particolar modo alla scelta di compilare schede autonome per le diverse fasi storiche del Comune, individuate peraltro secondo la consueta periodizzazione. Vengono trattati in modo distinto anche i Comuni che nel corso dei secoli sono stati via via aggregati al Comune di riferimento o separati da esso. La descrizione analitica di tutte le entità istituzionali identificate e delle rispettive correlazioni offre il vantaggio di portare alla luce una molteplicità di soggetti altrimenti destinata a rimanere nell’ombra in una tradizionale introduzione discorsiva all’inventario dell’archivio. È altrettanto evidente però che la frammentazione dei soggetti così prodotta, pur semplificata dalla rappresentazione grafica dell’albero istituzionale, rischia di sconcertare l’utente non addetto ai lavori. Se si considera poi che la realizzazione delle schede ISAAR comporta un notevole investimento di risorse, sia economiche che umane e professionali, risulta chiaro che l’obiettivo finale deve essere la creazione di uno strumento realmente in grado di orientare il ricercatore nei percorsi spesso tortuosi dell’individuazione delle fonti archivistiche. La rilevazione dei dati relativi ai soggetti produttori è il primo indispensabile passo verso la messa in rete delle descrizioni di enti, famiglie, persone, e naturalmente archivi, all’interno di un organico sistema informativo. Si può ipotizzare del resto che la collocazione della futura banca dati dei soggetti produttori all’interno del Sistema Informativo della Cultura offra l’opportunità di una sperimentazione concreta delle prime modalità di integrazione con le altre banche dati culturali (ad esempio quella bibliografica, mediante il rinvio automatico alle pubblicazioni esistenti di cui il produttore d’archivio è autore o argomento).