Consentitemi di ringraziare, anzitutto, gli organizzatori di questa giornata, che considero particolarmente importante non solo per i temi trattati, ma anche per lo spirito che la sostiene: quello cioè di un confronto su temi di interesse comune, come premessa per una leale collaborazione tra istituzioni, indirizzata al raggiungimento dell’obiettivo comune della tutela e della trasmissione, alle generazioni che verranno, del patrimonio documentale.
E’ questo lo spirito che ho colto nell’indirizzo di saluto del Presidente…, che ringrazio vivamente per le sue parole di apertura, e nel saluto del Soprintendente. Per riprendere la sua metafora, dirò che le scelte delle quali parleremo oggi sono il frutto di un impulso del cuore e di una scelta della ragione. Se è vero, infatti, che la passione sostiene il nostro lavoro, è anche vero che le scelte non possono che essere il frutto della riflessione sulle esperienze compiute e dell’analisi dei nuovi orizzonti verso i quali l’amministrazione si muove.
Per illustrare le scelte che hanno condotto la nostra Amministrazione all’elaborazione del sistema che si presenta in questa giornata, consentitemi dunque di ripercorrere brevemente il cammino compiuto dagli inizi degli anni Novanta.
In occasione dell’entrata in vigore dell’Atto unico europeo emerse l’urgenza di disporre, nell’ambito dell’elaborazione della Carta nazionale del rischio dei beni culturali, di una “Anagrafe informatizzata degli archivi italiani”, banca dati specifica del settore archivi, da interconnettere con quelle degli altri settori per costituire “una carta conoscitiva aggiornata della situazione di rischio del patrimonio culturale italiano”, nella prospettiva allora imminente della libera circolazione in Europa dei beni culturali. Vorrei brevemente soffermarmi su quel progetto, che venne attuato a partire dal 1992, poiché è dalla riflessione su quella prima esperienza che nasce il SIUSA.
Proprio per le sue finalità di censimento nazionale del patrimonio archivistico, l’Anagrafe comportava necessariamente l’elaborazione di criteri uniformi di rilevazione ricognitiva e di normalizzazione dei dati, prefigurando così, in qualche modo, l’elaborazione di standard descrittivi condivisi che, data l’epoca in cui il progetto fu pensato e realizzato, non potevano certo basarsi o confrontarsi con ISAD e ISAAR, non ancora approntate, ma che, per alcune soluzioni adottate, sembrano prefigurarle.
Il sistema venne strutturato in due “serbatoi” informativi, distinti ma tra loro collegati, destinati a raccogliere, in forma unitaria, i dati rilevati sul territorio nazionale dalle Soprintendenze: il primo conteneva i dati relativi ai soggetti detentori di archivi, nel secondo si vennero accumulando via via i dati relativi ai complessi archivistici. Venne elaborato un sistema per attribuire - secondo parametri stabiliti centralmente - i codici necessari ad identificare in modo univoco ciascun detentore d’archivio e i fondi archivistici posseduti, articolazioni comprese: una soluzione la cui necessità è stata ribadita dalle norme internazionali ISAD(G). Furono poi identificate delle ‘fasce’ di scansione dei codici miranti a raggruppare da un lato categorie di soggetti conservatori e dall’altro tipologie documentarie analoghe o contigue.
Il sistema adottava una struttura descrittiva dei complessi archivistici articolata in più livelli gerarchici - modello che anticipava quello delle ISAD e che ovunque ormai viene proposto per rappresentare la complessità degli archivi e per evidenziare il vincolo archivistico che collega ciascun elemento al suo insieme - prevedendone tuttavia un numero massimo di sette. Fortemente innovativa, anche a confronto con esperienze di altri Paesi, fu inoltre la dissociazione della definizione del complesso archivistico considerato (fondo, sezione, serie, sottoserie ecc.) dall’indicazione del livello a cui lo stesso si pone nella struttura del fondo.
E’ stata rimproverata al sistema, nella fase della sua attuazione, una certa rigidità, dovuta in parte ai vincoli della tecnologia informatica di allora, ma anche all’impianto concettuale del sistema stesso.
In effetti, dal punto di vista informatico, la scelta di porre vincoli rigidi alla struttura dei dati riposava sull’esigenza di prevedere e garantire fin dall’inizio una conservazione corretta dell’archivio magnetico in forma di tracciato sequenziale rigido (data set), nel quale ogni informazione avesse un significato predeterminato e omogeneo su tutto il territorio nazionale, in forma che potesse venire convertita su qualsiasi tipo di software, e che potesse venire copiata e mantenuta nel corso degli anni senza preoccuparsi degli sviluppi e delle variazioni nel tempo dettate dall’evoluzione dell’hardware e dei software. Ma il passaggio da questa struttura sequenziale in forma di tracciato di scambio ad un vero e proprio data base orientato all’utilizzazione e alla ricerca, non è stato realizzato.
Tuttavia, il limite rimproverato all’impianto concettuale di Anagrafe fu fin dall’inizio soprattutto quello di unire in un’unica rilevazione dati di tipo inventariale e dati di carattere gestionale, ù specifici dell’attività di tutela delle Soprintendenze archivistiche, ma caduchi e malamente raccordabili con quelli inventariali.
Alla fine degli anni 90, nell’intento di rendere più agevolmente fruibili le basi di dati davvero ragguardevoli prodotte da Anagrafe per gli archivi vigilati dalle Soprintendenze archivistiche, si scelse, dopo una lunga riflessione sostenuta anche dal lavoro di due Commissioni di archivisti costituite ad hoc, di ridisegnare la struttura del sistema. I percorsi e le riflessioni del gruppo incaricato di ripensare i modelli di descrizione archivistica sono stati pubblicati da Francesca Cavazzana, che del Gruppo è stata la coordinatrice, in un articolo pubblicato dalla Rassegna degli Archivi di Stato.
La nuova struttura, ovviamente, non poteva non tenere conto da un lato del dibattito sugli standard della descrizione archivistica, che nel frattempo si era sviluppato ed era diventato molto vivace all’interno della comunità archivistica italiana, dall’altro dell’evoluzione della legislazione italiana della seconda metà degli anni 90, che ha esteso ai beni archivistici le leggi generali di tutela sui beni culturali e previsto il coinvolgimento delle Regioni e degli enti locali nell’attività di censimento e inventariazione, di conservazione e valorizzazione del patrimonio documentale nazionale, ridisegnando anche il ruolo dello Stato e, quindi, le funzioni delle Soprintendenze archivistiche.
Al centro della riflessione sulle caratteristiche del sistema informativo da disegnare doveva quindi necessariamente esser posta la individuazione di standard condivisi in ambito non solo nazionale (Stato, regioni) ma anche internazionale, e dunque l’elaborazione di modelli di descrizione archivistica sulla scorta di quanto anticipato dalle ISAD(G) e ISAAR(CPF), di standard tecnici e tecnologici, di standard di comunicazione, e di linee guida, in grado di consentire una integrazione e una cooperazione tra diversi sistemi informativi, nazionali, regionali e locali, in analogia ai ‘poli’ già proficuamente sperimentati nel Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN).
E’ appunto in questa direzione che si è mossa la Direzione generale per gli archivi, per iniziativa della Divisione III, che mi onoro di dirigere, ed è a queste linee progettuali che è improntato il SIUSA.
Sulla scorta di un’elaborazione compiuta da un nuovo gruppo di lavoro, coordinato da Euride Fregni e composto di archivisti delle Soprintendenze e degli archivi di Stato particolarmente impegnati nel dibattito sviluppatosi in Italia sugli standard di descrizione archivistica e con esperienza del sistema ANAGRAFE, si è elaborato, con la Scuola normale di Pisa, il “Sistema informativo unificato per le Soprintendenze archivistiche”: SIUSA appunto. All’elaborazione dell’impianto progettuale hanno dato un contributo pregevolissimo anche i rappresentanti delle Regioni, che hanno partecipato ai lavori del gruppo, dapprima informalmente, poi per designazione ufficiale del Coordinamento delle Regioni e Province autonome.
Il sistema è quindi frutto non solo di pregresse esperienze, nazionali e non, compiute dalle Soprintendenze, dagli archivi di stato e da altre istituzioni archivistiche, regionali e locali, ma anche del dibattito che si è sviluppato nel nostro Paese sugli standard europei.
E ciò è evidente nell’impianto concettuale del progetto. SIUSA fa proprio il modello della descrizione separata di entità concettualmente diverse proposto dagli standard europei e lo estende a tutte le entità che gravitano sull’archivio, prevedendone descrizioni separate, ma tra loro correlate. Questa soluzione conferisce al sistema particolare duttilità, oltre che una pluralità di chiavi di ricerca e di accesso.
In primo luogo è operata una netta separazione tra informazioni di tipo gestionale e informazioni di tipo descrittivo. Il sistema si articola infatti in due “serbatoi” informativi, fisicamente e logicamente distinti ma tra loro collegati: il “descrittivo”, destinato ad essere utilizzato e consultato dall’utenza esterna e il “gestionale”, finalizzato all’uso interno delle Soprintendenze, a supporto della loro opera sul territorio e per lo scambio delle informazioni con la Direzione generale.
Nella definizione della struttura dell’ambito descrittivo la rappresentazione delle informazioni è basata sugli standard internazionali ISAD (G) e ISAAR (CPF); nella rappresentazione della parte gestionale, in particolare nella definizione delle attività in cui si articola la funzione della tutela, il riferimento sono le disposizioni del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.490, recante il Testo unico dei beni culturali e ambientali.
Come sarà puntualmente illustrato dai colleghi, l’ambito descrittivo si articola in tre principali “oggetti” o meglio banche dati: il Complesso archivistico, il Soggetto produttore e il Soggetto conservatore.
Mi preme sottolineare un dato, che risulterà anche evidente dal discorso della dottoressa Fregni: con Complesso archivistico si vuole indicare quell’insieme di documenti che presentano caratteri di unitarietà ed omogeneità, ovvero i livelli “alti” di una struttura gerarchica dell’archivio, quali fondi, subfondi, serie, sottoserie. SIUSA infatti non si configura come una banca dati inventariale: si propone invece, coerentemente con le premesse progettuali dalle quali scaturisce, come punto di accesso primario per la ricerca generale su tutto il patrimonio archivistico non statale, a livello nazionale o, con maggiori approfondimenti, a livello regionale, secondo le strategie di sistemi informativi correlati disegnate dalla legislazione di tutela e valorizzazione del patrimonio documentale del nostro Paese. Nel sistema è previsto però un meccanismo di collegamento che consente l’accesso ad un sistema locale di riferimento (ove questo esista) per poter consultare in rete - locale o remota - la descrizione analitica della documentazione archivistica. Il sistema, studiato per servire alle esigenze della tutela degli archivi non statali, pubblici e privati, è suscettibile quindi di essere utilizzato anche da archivi di conservazione.
Come ho detto, SIUSA si pone come punto di raccordo di una articolazione di sistemi informativi locali, in analogia ai ‘poli’ SBN.
Tuttavia esso prevede anche, come già ANAGRAFE, un tracciato per la descrizione delle unità archivistiche, come modulo separato, e tuttavia legato al Sistema. La ragione di questa scelta risiede nella duplice necessità di recuperare in SIUSA le banche dati descrittive pregresse, costruite anche con software differenti, in sede locale, dalle Soprintendenze archivistiche, anche per i progetti nazionali che la Direzione generale ha finanziato da alcuni anni a questa parte: mi riferisco al progetto di censimento e inventariazione degli archivi delle università, degli ospedali, degli osservatori astronomici ecc. Mi riferisco anche al progetto Ecclesiae venetae, di cui certamente vi parlerà Francesco Cavazzana, mi riferisco infine alle banche dati di Anagrafe che, in molti casi, arrivano a descrivere anche le unità.
Per la costituzione del modulo di descrizione dell’unità la Direzione generale ha stretto un’entente cordiale, che sarà al più presto formalizzata ma che è già operativa, con la Regione Lombardia, che ha in corso il progetto di una nuova release di Sesamo, un software per l’inventariazione che ha avuto molto successo e che è stato largamente utilizzato in tutto il territorio nazionale.
Il patto, che garantisce certamente una apprezzabile economia di risorse, vuole anche sottolineare il dato politico della condivisione del progetto tra i diversi livelli istituzionali: Stato e regioni, che, come ho già detto, hanno partecipato attivamente alla elaborazione concettuale degli standard e alla definizione della fisionomia del progetto. La nuova release di Sesamo, che sarà illustrata da rappresentanti dell’Archidata, è stata costruita sulla base delle analisi condotte dal gruppo di lavoro nell’ambito del SIUSA e dovrà colloquiare ed essere perfettamente compatibile con il Sistema. Il nuovo Sesamo sarà quindi un software d’inventariazione perfettamente allineato con il SIUSA. Questo consentirà un più agevole passaggio dei dati alti al Sistema, e un più agevole recupero nel Sistema delle basi dati che contengano la descrizione delle unità archivistiche.

Nell’affrontare il percorso che ci ha condotto ai primi risultati che oggi presentiamo la Direzione generale aveva, come ho detto, diversi obiettivi. Tra questi il recupero delle basi dati pregresse. Prima fra tutte l’Anagrafe. Questo importante risultato è stato raggiunto: tutte le basi di dati sono state importate nel sistema (anche quelle che, nate per Anagrafe, erano state nel frattempo trasferite su altri sistemi, come per l’appunto la base dati di Ecclesiae Venetae). Ci sono ancora alcuni problemi da risolvere, sui quali si soffermeranno Giuseppe Mesoraca e i rappresentanti del Cribecu, che voglio ringraziare non solo per il contributo determinante che hanno dato nella fase di analisi, ma anche per la perizia con la quale hanno prospettato soluzioni difficili. Questi problemi sono certamente determinati anche dalle diverse filosofie alle quali i due sistemi si ispirano. E’ tuttavia questione di tempo dare loro una soluzione.
L’importazione di Anagrafe in Siusa ha messo in luce un’esigenza della quale astrattamente eravamo consapevoli ma che soltanto l’immissione di una massa così ragguardevole di dati in un solo sistema ha reso indifferibile, proprio per rendere la base di dati leggibile: quella della definizione delle liste di autorità, non soltanto per i soggetti produttori, come richiesto dalle ISAAR, ma anche per i fondi.
A questo compito ci dedicheremo dai primissimi del prossimo mese di giugno, quando il gruppo di lavoro di SIUSA si riunirà insieme con quello delle ISAAR, coordinato da Antonella Mulé, che è qui con noi. Dalle riflessioni tenute dal gruppo di lavoro delle ISAAR, che è peraltro composto anche dagli archivisti che hanno elaborato il Sistema, scaturiranno le soluzioni che verranno adottate per SIUSA.
Il cammino che ci sta davanti non è breve, anche se forse meno irto di difficoltà.
Il sistema è infatti messo a punto per il data entry. E’ anche a buon punto la elaborazione del modulo gestionale, la cui sperimentazione da parte delle Soprintendenze dovrebbe iniziare a breve. E’ ancora da affrontare la elaborazione del modulo di ricerca.
Nella filosofia alla quale SIUSA è informato, come ho detto, il modulo di ricerca è essenziale a due livelli: un livello centrale, destinato a restituire solo le informazioni alte, e un livello locale, destinato a restituire anche le informazioni di dettaglio.
In una prima riflessione, che richiede un approfondimento, le caratteristiche del sistema per la ricerca delle informazioni, la loro presentazione, i meccanismi di navigazione, sono stati così definiti.

L’accesso al sistema è previsto secondo due modalità: tramite la selezione e la visualizzazione delle liste degli oggetti presenti all’interno della banca dati, oppure tramite ricerca per campi.
Gli oggetti che compariranno in lista sono: